В результате наших знаний и опыта накопилось на целый мастер-класс под названием «Диджитал-экология». Его-то мы и провели на Всероссийской научно-практической конференции «Медиаобразование 2014. Региональный аспект», которая на прошлой неделе прошла в Москве. Теперь вот спешим поделиться ценными знаниями с вами. Для вас мы составили список из 15 правил, которые помогут повысить и сохранить личную эффективность в эпоху диджитал.
Составляйте план
Брайан Трейси
Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда
Широкий кругозор позволит вам решать задачи максимально быстро и качественно. Нужно сгенерировать оригинальную идею? Владение хотя бы несколькими креативными методиками позволит вам легко придумать десятки свежих идей. Ищете лучший способ донести рекламное послание до целевой аудитории? Если вы знаете, чем она живёт, что читает и что обсуждает, вы легко справитесь с задачей. Хотите заинтересовать покупателя? Знание интересных фактов и историй сэкономит ваше время.
В этой статье мы подобрали десять самых полезных материалов, которые помогут вам развить креативность, узнать больше о своей целевой аудитории, по-новому взглянуть на знакомые вещи и расширить кругозор.
Ведите учёт времени
Работа заполняет всё отпущенное на неё время
Закон Паркинсона
Вам известно, сколько времени у вас уходит на написание отчёта, чтение новостей, ответы на письма и выполнение других задач? Если нет, то сделайте хронометраж своего дня. В течение недели записывайте, на что и сколько времени у вас уходит.
Для учёта времени можно использовать таймеры, песочные часы или специальные программы (Motivate Clock, ManicTime, Rescuetime).
Что это вам даст? Во-первых, учёт времени позволит быстро обнаружить отвлечения, на которые вы тратите драгоценное время. Во-вторых, вы увидите задачи, которые можно выполнять быстрее. В-третьих, вы будете более точно планировать своё время.
Выберите удобные каналы общения
Сегодня во многих офисах сотрудники общаются по скайпу, работают через онлайн-сервисы для совместной работы и пишут друг другу десятки писем в день. На переключение между мессенджерами вы не только тратите немало времени, но и теряете концентрацию на текущей задаче.
Выберите один-два канала общения с коллегами и договоритесь с ними о том, как вам удобно строить общение. Например, мелкие вопросы, требующие оперативного ответа, можно задавать по скайпу, а документы высылать на почту, чтобы было проще контролировать документооборот.
На заметку. Если вы пользуетесь скайпом и социальными сетями для решения рабочих вопросов, лучше завести отдельные аккаунты. Например, у вас должен быть личный скайп и рабочий. То же самое касается почтовых ящиков и других мессенджеров.
На мастер-классе редактор одной ростовской газеты признался, что очень страдает от того, что рабочие вопросы поступают к нему не только по почте, но и через «Фейсбук», Google + и «ВКонтакте». После мастер-класса в его социальных сетях появилось сообщение о том, с 27 ноября он принимает рабочие сообщения только через Googlе+.
Соблюдайте диджитал-этикет
- Принцип последовательности. Если вы получили письмо по почте, то и ответ отправляйте по почте. Если вы получили сообщение в скайп — отвечайте в скайп.
- Принцип чёткости. Лучше потратьте дополнительное время, но сформулируйте свой вопрос чётко, коротко и ясно. Это сэкономит ваше время и время коллеги. В поле «Тема письма» всегда указывайте суть вашего сообщения, чтобы получателю было проще ориентироваться в вашей переписке.
- Принцип компетенций. Всегда помните, что ваше сообщение через мессенджеры отвлекает коллегу от текущих задач. Поэтому отправляйте его только в том случае, когда вы действительно не можете решить вопрос самостоятельно.
- Принцип группировки. Если у вас возник вопрос к коллеге, а потом сразу ещё один, то не стоит писать ему сообщения одно за другим. Ведь так коллеги могут отвлекать друг друга каждые 5 минут, сводя эффективность работы всего офиса до ужасающего минимума. Если вопрос не требует срочного ответа, не спешите отправлять сообщение, может, возникнут ещё какие-то вопросы. Вы можете с утра делать пометки, а после обеда отправлять коллеге весь пакет вопросов.
- Принцип обработки информации. В потоке сообщений в мессенджерах сложно ориентироваться. Как итог — дополнительное время на поиск нужной информации, повторные запросы коллегам и забытые поручения. Если вы получили какую-то информацию через мессенджер — обработайте её (внесите в соответствующий файл, перенесите в ваш список задач и прочее).
Соблюдайте интервальность
На мастер-классе преподаватель одного столичного вуза призналась, что проверяет свою почту 150 раз в день. Получается, что если она тратит на проверку почты 30 секунд за раз, то каждый день теряет 1 час 15 минут.
Проблема с частотой проверки почты и социальных сетей явление распространённое. Существует даже термин Fear of missing out (FOMO) — страх упустить события из жизни знакомых или незнакомых людей. Потеря времени в этом случае может достигать 4 часов в день! Вместо этого стоит концентрироваться на JOMO (the joy of missed out — радость от того, что что-то пропустили). Для этого необходимо фокусироваться на тех событиях, которые действительно влияют на нашу жизнь и на которые вы можете повлиять. Нет смысла расходовать созидательную энергию на бесцельное отслеживание и поглощение информации.
«Почту проверяю раз в 15 минут. За это время можно делать другие дела, а не только постоянно реагировать на почту. Стало свободнее. Появилось ощущение времени. Раньше проверял почту раз в 5 минут. Почта – это не мессенджер и не телефон. Если будет что-то очень срочное — вам позвонят. Поэтому не надо переживать, что вы ответите на письмо не через 5 минут, а через 20».
Виктор Жуков, руководитель веб-студии
Мы предлагаем вам установить для себя интервалы. Например, настройте почтовую программу на проверку почты каждые 15 минут. Такой интервал допустим даже для руководителей высокого ранга.
С социальными сетями ещё проще. Установите временные рамки, когда вам можно заходить в социальные сети. Если возможно, социальные сети лучше вообще проверять не более 3 раз в день (утром, в обед и вечером).
Будьте однозадачными
Многозадачности не существует, существует только быстрое переключение между задачами, которое делает вас менее эффективными. Начали читать статью — читайте до конца, не переключаясь между вкладками. Сели писать письмо — не останавливайтесь, пока не нажмёте «Отправить».
Если вы хотите оставаться эффективными, то делайте одно дело за раз. Только так вы можете попасть в состояние потока — оптимальное состояние внутренней мотивации, при которой человек полностью включён в то, что он делает.
Отключите звуковые уведомления
Помните, что звуковые уведомления отвлекают не только вас, но и тех, кто работает рядом с вами. Достаточно грамотно установить интервал проверки мессенджеров, чтобы обходиться без навязчивых звуков.
Абстрагируйтесь от постороннего шума
Шум мешает сосредоточиться. Есть, конечно, задачи, которые можно эффективно решать под музыку, но в большинстве случаев шум сильно снижает уровень концентрации.
Конечно, в офисе невозможно сохранять тишину, как в библиотеке, но выход всегда есть. Например, при выполнении сложных задач вы можете включать шум дождя, классическую музыку или другие звуки, которые позволят вам абстрагироваться от окружающей обстановки.
Отключите Интернет
Если требуется высокая концентрация — отключите Интернет. Эффект потрясающий!
Просто соберите всю необходимую для работы информацию и отключите Интернет. Попробуйте всего на 30 минут превратить свой умный компьютер в печатную машинку, и вы заметите, что концентрация выросла в несколько раз. Задачи, на которые раньше уходило 2 часа, вы сможете выполнять за 30 минут.
Организуйте работу с документами на компьютере
Иконки на рабочем столе, завал в папке загрузок и беспорядок в рабочих папках — всё это снижает вашу эффективность. На поиск нужного файла может уйти целых 10 минут, а беспорядок на рабочем столе мешает вам концентрироваться на текущей задаче.
Предлагаем вам организовать папки и документы так, чтобы не только вы могли быстро найти нужный файл, но и ваши коллеги, если потребуется. Например, можете использовать такую систему именования файлов: Тип_Заказчик_Исполнитель_Проект_Дата_Время последней правки.
И очень важно каждый вечер разбирать папку загрузок, а все документы с рабочего стола разносить по соответствующим папкам.
Организуйте работу в браузере
Работа в браузере опасна тем, что вас подстерегает огромное количество отвлечений. Чтобы оставаться эффективными, нужно грамотно настроить свой браузер.
- Выбор браузера. Попробуйте разные браузеры и выберите тот, в котором вам работается наиболее комфортно. Идеально, если у вас будет один браузер для личных целей, а другой — для рабочих.
- Организуйте закладки. Создайте папки с понятными названиями, чтобы вы могли быстро переходить на нужную страницу. Каждый месяц просматривайте список закладок и удаляйте всё, что утратило актуальность.
- Используйте сервисы и плагины. Хотите читать статью вдумчиво и спокойно — установите приложение Clearly, которое скрывает всё лишнее со страницы. Тратите рабочее время на чтение статей — установите Pocket и читайте статьи в дороге или во время ожидания. Обязательно следите за появлением полезных сервисов и плагинов и устанавливайте те, которые облегчат вашу жизнь.
- Ограничивайте себя. Никогда не держите открытыми множество вкладок. Лучше собирайте всю нужную информацию в один файл и потом работайте над ней, закрыв браузер. Чаще всего достаточно 1—3 открытых вкладок. Кстати, это защитит вас от постоянного переключения между множеством вкладок.
Находите оптимальные решения задач
Нет победителя сильнее того, кто сумел победить самого себя
Работа над личной эффективностью — это процесс, который всегда можно улучшить. Мы предлагаем вам попробовать какие-то из правил, которые мы проверили на себе, и будем благодарны, если вы расскажете нам о своих секретах личной эффективности.
