Мы все пишем письма. Офисные сотрудники делают это ежедневно. Коллеги больше не ходят от стола к столу, а посылают друг другу письма. Те, кто пишут письма грамотно, имеют преимущество. На грамотное письмо отвечают быстрее, охотнее и по делу. Развивать навыки делового письма полезно. Делимся своей увесистой шпаргалкой.
Четыре признака, что эта рассылка для вас
Откройте корпоративную почту и просмотрите письма за последнюю неделю. Возможно, среди них есть сообщения, которые успели потрепать вам нервы. Это могло произойти по многим причинам. Приведём самые популярные.
- Вы отправляете письмо, но ответа нет. Кажется, что сообщение поглотила чёрная дыра. Чтобы достучаться до коллеги, приходится приложить дополнительные усилия.
- Чтобы разъяснить содержание письма, вы отправляете ещё одно, созваниваетесь или встречаетесь с коллегой.
- Вам приходится перечитывать письмо несколько раз, чтобы понять, каких действий ждут от вас.
- Письмо о непростом вопросе вам приходится читать с карандашом, чтобы выделить информацию, которая имеет для вас значение.
Если в работе с почтой у вас не всё идеально, наша шпаргалка поможет. А ещё вы можете упростить жизнь всему офису, если распечатаете экземпляр для каждого сотрудника. Мы этот документ добавим в корпоративный Google Docs, чтобы он всегда был под рукой.
С чего начать
Письмо без чёткой структуры, отсутствие важных деталей, повторы и перескакивание с одной мысли на другую… Письмо, написанное без подготовки, часто получается именно таким. Письма превращаются в головную боль для обеих сторон и часто требуют ещё нескольких уточняющих писем. Это расточительно и неэффективно. Как этого избежать?
Первым делом чётко определите (и запишите для себя), чего вы хотите добиться от получателя письма. Это будет надёжным маяком, пока вы будете писать письмо.
И только после этого ответьте адресату на пять вопросов.
Это окупится.
- О чём речь в письме?
- Что вы хотите?
- Чем получатель письма может помочь?
- Почему он должен сделать то, что вы просите?
- Какой следующий шаг нужно предпринять?
Короткие и ясные ответы на эти вопросы помогут адресату быстро понять, что от него требуется. Держите под рукой эту несгораемую карточку с пятью вопросами, чтобы ничего не упустить.
Лайфхак: четыре персонажа
Лайфхак от Брайана Гарнера, автора книги «Эффективные письменные деловые коммуникации». Он предлагает разделить писанину на четыре отдельных процесса, когда вы выступаете в разных ролях: Безумец, Архитектор, Плотник, Судья.
Безумец собирает информацию и сваливает её в тематические кучи. Архитектор делает предварительный план текста. Плотник быстро и без правок (это очень важно) пишет всё — весь текст вообще. И только потом до текста допускается судья — он редактирует, переформулирует, удаляет и уточняет.
Этот лайфхак незаменим при написании объёмных писем. Эта рассылка написана именно так. Сначала мы собрали в одну кучу всё, что знаем о написании писем, потом составили план (используя липкие листочки с описанием тематических блоков), одним махом склеили все части текста и только потом взялись чистить и править текст. При написании объёмных писем судью стоит привлекать к тексту несколько раз. У нас в студии самый строгий судья — Вероника, наш интернет-маркетолог.
Как написать грамотное письмо
1. Сформулируйте задачу чётко и понятно
Задача письма — сделать так, чтобы получатель принял определённое решение или предпринял конкретные действия. Неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится письмо. И на конкретный вопрос вы получите конкретный ответ.
Поэтому перед написанием письма ещё раз ответьте на вопрос, чего именно хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
2. Сразу переходите к главному
В деловом мире все вечно спешат и очень заняты, поэтому с первых строк переходите к сути вопроса.
Лайфхак: презентация для лифта
Слышали о термине «презентация для лифта»? Он работает и для писем. Представьте, что вы внезапно встречаете в лифте получателя своего письма. Ваша задача — быстро объяснить суть вашего вопроса, рассказав всё самое главное. Но у вас есть ограничение по времени — как только лифт остановится, адресат уйдёт.
Применяйте такую же концепцию в почте. Напишите в письме всё самое главное. Без воды, лишних эпитетов и ненужных фраз. Хотите добиться решения важного вопроса? Не пишите всю предысторию, оставьте только то, что имеет значение для адресата.
3. Структурируйте информацию
Если в письме нужно охватить сразу несколько тем или аспектов, используйте блоки. Перечитайте письмо и перенесите все аргументы и идеи в те блоки, где идёт речь о соответствующем вопросе. Отделите каждый блок пустой строкой, чтобы текст воспринимался легко.
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как ваше личное мнение, и не более. Аргументы с доказательствами более убедительны.
5. Повторите свой вопрос как призыв к действию
В конце письма повторите свой вопрос, заявленный в самом начале, в форме призыва к конкретному действию. Таким образом вы подведёте получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Призыв должен быть простым и конкретным. Например, «до 25 июня пришли мне свои предложения по улучшению эффективности работы твоего отдела».
6. Сформулируйте тему письма
Тему сообщения заполняйте в конце, когда вы уже прописали все детали письма. Тема должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от получателя: согласовать договор, предложить вопросы для рассмотрения, прислать отчёт и т. п. Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть чёткая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма. Грамотная тема письма облегчает работу с почтой. По теме письма легко найти необходимое письмо во «Входящих».
7. Перечитайте письмо трижды
Три раза перечитайте письмо. Первый — проверяйте, понятно ли описали задачу. Второй — упростите фразы и удалите лишние слова. Третий — проверьте, тактично ли всё написано.
Не используйте три слова там, где хватило бы одного. После прочтения критически оцените собственное письмо. Убирайте каждое лишнее слово или предложение. Не стоит писать «всеобщее единодушие во мнениях», напишите «единодушие».
Лайфхак: ЯЛО
Чтобы не получилось письмо-перевёртыш, тщательно следите за содержанием. Рекомендуем придерживаться информационного стиля. Он помогает донести мысль ясно, лаконично и однозначно.
1. Ясно — так, чтобы информация воспринималась легко.
2. Лаконично — используя минимум слов.
3. Однозначно — так, чтобы каждый читатель понял одно и то же.Для очистки текста от словесного мусора и проверки на соответствие информационному стилю рекомендуем использовать сервис «Главред».
«Главред» показывает воду в тексте, стоп-слова и другой словесный мусор. Даёт советы по улучшению текста.
Важные правила оформления писем
1. Используйте один шрифт
Текст письма должен быть оформлен одним шрифтом. Курсивом или полужирным можно выделить ключевые моменты и заголовки, но обязательно придерживайтесь единого стиля оформления. Это делает текст письма аккуратным, облегчает чтение и вызывает уважение.
Помните, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.
2. Используйте абзацы и отступы
Не посылайте «простыни» текста. Каждую отдельную мысль оформляйте в отдельный абзац. Текст будет восприниматься легче. А при повторном обращении к письму адресат без труда найдёт нужную мысль.
Абзацы также не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было читабельным, делайте отступы после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью.
3. Используйте цифры и буллиты
Если вы пишете о нескольких вопросах сразу, используйте списки и буллиты. Чем проще получателю сориентироваться в письме, тем больше шансов получить ответ быстро и по делу.
Текст с отступами, абзацами, нумерацией и списками выглядит аккуратно, он будет читаться легче, в нём будет проще найти нужную мысль.
4. Оформляйте гиперссылки
Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, используйте гиперссылки.
5. Проверяйте орфографию и пунктуацию
Перед отправлением всегда проверяйте текст на наличие орфографических, пунктуационных и речевых ошибок. Для этого можно вставить сообщение в текстовый редактор с проверкой правописания или воспользоваться сервисом «Яндекс.Спеллер».
6. Избегайте тяжёлых скриншотов и файлов
Если вам необходимо приложить к письму скриншоты и большие по размеру файлы, используйте облачные хранилища и специальные сервисы. Тяжёлые архивы можно заливать в Google Docs или Dropbox, тогда в письме достаточно указать ссылку на файл (оформляем гиперссылкой). Если вам нужно отправить скриншот, рекомендуем воспользоваться программой Joxi. Она позволяет в пару кликов сделать скриншот, нанести на него свои замечания и отправить в формате ссылки.
7. Ставьте в «Копию» заинтересованных лиц
Поля «Кому» и «Копия» заполняются в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно ещё не готово. В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма. Это позволяет держать в курсе дела сотрудников и руководителей, которые могут быть заинтересованы в проекте.
8. Пишите о наличии вложения
Если в письме есть вложения, обязательно напишите об этом в тексте. Это позволит избежать ситуаций, когда при отправке вы, например, забываете прикрепить файл. Прочитав такое письмо и не обнаружив вложенного документа, получатель обязательно просигналит вам.
В деловом письме у каждого есть потенциал развития. И лучший способ совершенствоваться в чём-то — это практика. Так что давайте практиковаться вместе. Если у вас есть свои секреты написания грамотных писем, расскажите нам. Мы очень любим получать от вас письма!
