Руководство по управлению знаниями в компании

Дата:

Зачем компании управлять знаниями

Управление знаниями (менеджмент знаний) — набор процессов, которые выполняются в компании, чтобы создавать, сохранять, распределять и применять знания, которые необходимы для достижения успеха. Зачем управлять жизнью знаний в компании? Потому что в современном бизнесе ключевой капитал компании — её сотрудники, их опыт и квалификация.

Приведём доказательства

У любой компании есть стоимость. Так вот, материальная собственность составляет от 6 до 30 % стоимости компании, остальные 70—94 % — её интеллектуальные активы. Ко второй группе относятся не только торговая марка, копирайты и патенты, но и уровень квалификации и знаний сотрудников, база поставщиков и партнёров, клиентская база, качество рабочих процессов и другое. 

Например, когда Philip Morris International купила фирму Kraft за $12.9 млрд, то стоимость зданий и сооружений в сочетании с остатками денег на счетах компании составила $1.3 млрд. Большая часть — $11.6 млрд — ушла на покупку нематериальной части. То есть 90 % стоимости Kraft — её интеллектуальный капитал: торговая марка, квалификация сотрудников, маркетинговые наработки, связи с клиентами.

Даже если вы не планируете продавать свою компанию, управлять знаниями всё равно нужно. С помощью менеджмента знаний вы сможете более эффективно решать множество задач и добиваться больших результатов. Посмотрим на примерах.

В компании появился новичок

Вспомните свои первые дни в новой должности. Вы ступили на неизведанную территорию. Вам предстояло изучить особенности компании, её структуру и методы работы, разобраться в тонкостях своих должностных обязанностей и запомнить, к кому и с каким вопросом нужно обратиться. Также вам требовалось время, чтобы изучить отчёты и аналитические записки своего предшественника, а если вы пришли из другой отрасли, то получить представление о специфике работы в выбранном секторе. От того, сколько времени новичок осваивается на новом месте, зависит качество его работы и успех всей компании. 

Если в компании нет базы знаний, новичок вынужден по 30 раз в день отвлекать коллег вопросами, часами искать ответы в интернете и делать одни и те же ошибки при выполнении стандартных бизнес-процессов компании.

В компании с эффективной системой управления знаниями новички в простой и удобной форме получают исчерпывающую информацию (принципы работы в компании, описание реализованных проектов, база партнёров и т. д.), не отвлекая коллег и радуя начальство своими успехами в работе. 

Уходит ценный сотрудник

Представьте, что из вашей компании увольняется или уходит на пенсию менеджер по продажам, который проработал на своём месте 10 лет. При отсутствии системы управления знаниями в лучшем случае этот бесценный человек передаст дела коллеге (несколько папок на рабочем компьютере) и даст какие-то устные наставления. Все наработанные знания он унесёт с собой, даже если они ему больше не понадобятся. А вы потеряете возможность использовать накопленный опыт, чтобы работать эффективно и быстро вводить новичков в курс дела.

Выполнение аналогичных проектов

База знаний незаменима при решении аналогичных задач. Например, если два года назад вы делали рекламу для мебели фабрики «Петров и Иванов», то при подготовке новой рекламной кампании вам здорово поможет информация по реализованному проекту, где собраны все важные данные (макеты, записки по проекту, подборка удачных работ в той же сфере). Бери и пользуйся.

Если у вас ещё нет корпоративной базы знаний, вы несёте потери. 

Статистика потерь:

  • 70 % документов в компании создаются заново вместо того, чтобы внести изменения в уже существующие; 
  • в компании безвозвратно теряются 6 % документов; 
  • стоимость электронного хранения на 80 % ниже по сравнению с бумажным; 
  • руководитель компании до 45 % рабочего времени тратит на поиск и согласование документов; 
  • менеджер среднего звена теряет 8 часов в неделю (20 % рабочего времени) из-за неэффективной работы с документооборотом.

При создании базы знаний, с которой работать легко и удобно, сотрудники будут работать эффективнее, а компания добьётся лучших результатов с меньшими затратами.

Что называть знаниями

Что же является знанием? Для начала нужно понять, чем отличаются данные и информация от знаний.

Говоря о данных, мы имеем в виду имена, адреса, цифры и факты. Данные есть в любой компании. Для использования их необходимо интерпретировать, найти им практическое применение.

Информацией называют обработанные данные, которые дополнены неким посланием, что сделало их пригодными для практического использования. Здесь нужен пример.

Если в автосалоне ведётся учёт проданных автомобилей (модель, цвет, покупатель), то это просто данные. Но когда менеджер по продажам заметит, что весной количество продаж семейных автомобилей увеличивается на 20 %, и покупают их мужчины 30—40 лет, то данные превратятся в информацию. 

Так вот, знания — это больше, чем данные и информация, вместе взятые.

Что относится к знаниям:

  • убеждения и моральные ценности;
  • идеи по усовершенствованию;
  • суждения;
  • навыки и профессиональные познания;
  • теории;
  • правила;
  • отношения;
  • мнения;
  • понятия;
  • прошлый опыт.

Именно знания объясняют и позволяют понять практическую пользу данных и информации.

Одни знания сотрудники где-то хранят (записки по проекту, предложения по усовершенствованию работы, чек-листы по выполнению важных операций). Это формализованные знания, которые где-то документально закреплены.

Есть ещё неформализованные знания. Это суждения человека, его наблюдения и другие знания, которые хранятся у него в голове, и их сложно оформить в виде документа.

Например, если менеджер работал с несколькими важными и сложными клиентами, то научился вести себя максимально правильно. Но это сложно написать, проще показать. Лучше организовать несколько общих встреч, чтобы коллеги могли поделиться неформализованными знаниями.

Фотография из корпоративного инстаграма

Например, для этого мы в студии собираемся на «Элементарные встречи», где за чашкой чая с конфетами коллеги делятся своими идеями и наработками, находят ответы на важные вопросы и отыскивают способы делать работу более эффективно.

Управление знаниями компании — это серьёзный инструмент для создания конкурентного преимущества. Если в вашей компании уже есть собственная база знаний, примите наши комплименты. Для тех, кто заинтересовался темой менеджмента знаний, мы готовим вторую часть. Будем говорить о том, как же собрать все знания в удобную систему и начать получать пользу.
Смотреть все